Albio kimyevi maddeler ithalat ve ticaret a.ş. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikası
Albio Kimyevi İthalat ve Ticaret A.Ş (“Albio” veya "Şirket”) için Müşterileri, Çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Politika ve Albio bünyesindeki diğer yazılı Politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen gaye; Müşterilerimizin, Potansiyel Müşterilerimizin, Çalışanlarımızın, Çalışan Adaylarımızın, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurum Çalışanlarının, dahil olduğumuz Stago Şirketler Topluluğu Çalışanlarının ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.
Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için Albio tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
Bu Politika metninde kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için Albio’nun benimsediği, aşağıda belirtilen temel prensipler açıklanacaktır:
Albio, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Albio kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir Albio, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak veri sahiplerini aydınlatmaktadır ve rıza alınması gereken durumlarda veri sahiplerinden rızalarını talep etmekte; bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.
Albio; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca Albio veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır
Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, Albio açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında Albio’nun aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sebeple Albio tarafından ilgili kişinin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanallarımız açıktır.
Albio, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir.
Albio, iştigal konusu ile ilgili olarak ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Verileri iş faaliyeti amacı ile kullanılmaktadır.
Albio, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Albio öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve Albio’nun bağlı bulunduğu Stago şirketler topluğunun yayınladığı Küresel Saklama Politikasında yer alıp da Türk Hukuk Mevzuatı ile çelişmeyen süreler nazarında saklamaktadır.
KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir.
Albio tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Özel nitelikli verilere ilişkin olarak verileri işlemeye yetkili ilgili kullanıcı olan birimler nezdinde işleme yapılmakla beraber, bu birimler nezdinde gizlilik sözleşmeleri imzalanmıştır. Faaliyet konusu olan laboratuvar cihazlarının satımında veriler anonimleştirilerek kişisel veri sıfatını kaybetmeleri sağlanmaktadır.
Albio; KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Albio, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin sahip olduğu haklar konusunda veri sahibinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Aydınlatma Albio’nun faaliyet alanında bulunduğu süreçlere göre yapılmaktadır.
Albio , KVK Kanunun 13. Maddesi gereğince ilgili kişi taleplerine karşı, veri sorumlusu olarak, kişisel veri envanterinin eki mahiyetindeki kişisel veri başvuru ve yanıt prosedürü oluşturulmuştur. Bu prosedüre uygun olarak gerekli işlemlerin yapılabilmesi adına teknik hazırlıklar yapılmıştır. Albio bünyesinde bu prosedürün uygulanmasını sağlayacak sistemsel altyapı mevcuttur.
Başvuru sırasında ilgili kişi aşağıda yer alan haklara sahiptir:
a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
f. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
İlgili kişinin bu Politika’da belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Albio’ya ücretsiz olarak iletebileceklerdir.
Kişisel veri sahibinin, usule uygun olarak talebini Albio’ya iletmesi durumunda Albio talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak talebin yanıtında 10 sayfa kriteri geçildiği takdirde KVK Kurulu tarafından belirlenen sayfa başına 1 TL ücret veya elektronik ortamda istenmesi halinde ortam kayıt cihazının bedeli ilgili kişiden talep edilecektir.
Albio; KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.
Albio, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
Albio tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan idari tedbirler:
Albio, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak ilgili kişinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Aktarım sebepleri aşağıda açıklanmıştır:
ALBİO, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu politika ile yönetilen ilgili kişilerin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:
Albio nezdinde; KVK Kanunu’nun 5 ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu politika kapsamındaki ilgili kişilere (Müşteriler, Çalışanlar, Ziyaretçiler, Üçüncü Kişiler, Çalışan Adayları, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları,) sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler aydınlatılmak suretiyle işlenmektedir.
Albio, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı gruplar ve veri saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda Albio içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır.
Albio tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Albio binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Albio güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır. Bu izleme faaliyeti, KVKK ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, tüm çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta ve kişiler aydınlatılmaktadır. Bildirim yazıları izleme yapılan alanların girişlerine asılmaktadır.
Türk Ceza Kanunu’nun 138. Maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. Maddesinde ve Kurum tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca; ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Albio’nun kendi kararına istinaden veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Albio işbu belge ile ortaya koyulan esasları; Albio bünyesindeki diğer veri varlıklarına ilişkin Politikalar ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda iç kullanıma yönelik alt prosedürleri temel alarak oluşturmuştur.